Alle communicatie via één platform

Het probleem

Prominent is bezig om de lokale servers volledig uit te faseren zodat er volledig online gewerkt kan worden. Het vergt veel tijd en energie om alle applicaties en servers om te zetten naar de Cloud. Dit gebeurt stap voor stap om medewerkers aan de hand mee te nemen in hun nieuwe werkomgeving. 

‍

De volgende stap was het realiseren van een integratie tussen AFAS en AzureAD. Binnen Prominent liepen ze dagelijks tegen problemen aan dat medewerkers geen toegang hadden tot de verschillende systemen en functie wijzigingen niet goed werden doorgevoerd in de verschillende systemen. Daarnaast is er binnen Prominent een constante stroom aan wijzigingen aan collega’s wat veel impact had om de bestaande ICT afdeling. 

‍

De oplossing

Door het inzetten van verschillende diensten van Microsoft Azure hebben wij een integratie kunnen realiseren tussen AFAS en AzureAD. Dit betekent dat medewerkers die in- of uit dienst gaan in AFAS worden aangemaakt door de afdeling HR. Nadat een medewerker bekend is in AFAS zal dit automatisch worden doorgevoerd in de ICT-systemen waar verschillende accounts automatisch worden aangemaakt, licenties worden gekoppeld en de inloggegevens worden verstuurd. Deze koppeling is gerealiseerd met Logic Apps. Verder hebben wij een SSH server gerealiseerd die ervoor zorgt dat het nieuwe marketing platform Exponea op basis van SSH verbinding kan maken met een SQL database binnen Azure. De SSH server was nodig omdat Exponea alleen op basis van SSH informatie kon uitwisselen met Prominent.

‍

Het resultaat

De integratie tussen AFAS en Azure AD levert voor Prominent veel tijd op en het aanmaken van accounts is minder foutgevoelig omdat het proces geautomatiseerd is. Nu moesten zowel afdeling HR als ICT gezamenlijk veel tijd investeren om een medewerker aan te maken en/of een uit dienst verzoek door te voeren. Door de AFAS integratie met AzureAD hoeft alleen de afdeling HR informatie te verwerken en worden alle overige acties automatisch uitgevoerd; zoals het aanmaken van de nieuwe medewerker in de ICT systemen en het toekennen van licenties, groepen en rechten. De SSH server die voor Prominent is gerealiseerd, biedt de mogelijkheid om op een veilige wijze gegevens uit te wisselen met het marketing platform Exponea. 

‍