Een mini-gids voor adoptie van Office 365

Met onze expertise in Microsoft-oplossingen helpen we je graag verder. Zijn er vragen binnen het team? Is er meer uitleg nodig door middel van trainingen? Neem vandaag nog contact met ons op. 

Wat houdt adoptie van Office 365 in?

Adoptie van Microsoft 365 is een essentieel proces dat verder gaat dan alleen de technische implementatie van de software. Het draait om het waarborgen dat medewerkers en de gehele onderneming de tools niet alleen gebruiken, maar ook optimaal benutten. Hier is een overzicht van wat adoptie inhoudt:

‍

• Training & onderwijs: Adoptie begint met het vertrouwd maken van medewerkers met de nieuwe tools. Dit omvat trainingssessies, workshops en voortdurende educatieve ondersteuning. Zonder deze stap kunnen veel krachtige functies van Microsoft 365 onbenut blijven.
• Optimalisatie van werkprocessen: Het doel is niet alleen om Microsoft 365 te gebruiken, maar om het te integreren in de dagelijkse werkprocessen. Dit kan leiden tot efficiëntere samenwerking, verbeterde communicatie en automatisering van routineuze taken.
• Beveiliging & compliance: Een goede adoptie zorgt ervoor dat medewerkers de functies van Microsoft 365 beveiliging begrijpen en toepassen, waardoor de gegevens van de organisatie veilig blijven.
• Voortdurende ondersteuning: Adoptie is een doorlopend proces. Er wordt continue ondersteuning geboden om ervoor te zorgen dat medewerkers het meeste uit de tools halen en om eventuele problemen of vragen snel aan te pakken.

‍

Het is cruciaal voor zowel medewerkers als de onderneming om Microsoft 365 optimaal in te zetten. Zonder de juiste adoptie wordt er vaak niet productief gewerkt, en kunnen waardevolle functies over het hoofd worden gezien. Helaas wordt adoptie vaak als een ondergeschoven kindje behandeld. Het wordt snel afgeraffeld, wat resulteert in medewerkers die niet volledig weten hoe ze de tools effectief kunnen inzetten. Een grondige en doordachte adoptiestrategie is daarom onmisbaar voor het succes van Microsoft 365 binnen een organisatie.

‍

7 tips voor adoptie Office 365

Een succesvolle Office 365 adoptie vereist een strategische aanpak. Hier zijn enkele tips om je op weg te helpen:

• Keyusers: zorg dat keyusers betrokken worden en het belang van adoptie onderstrepen. Wanneer collega's zien dat het management en keyusers de tools gebruiken en onderstrepen, zijn ze eerder geneigd hetzelfde te doen.
• Identificeer ambassadeurs: Selecteer en train een groep enthousiaste medewerkers uit verschillende afdelingen die als 'ambassadeurs' kunnen fungeren. Zij kunnen hun collega's helpen, vragen beantwoorden en het enthousiasme voor de nieuwe tools verspreiden.
• Op maat gemaakte training: biedt trainingen aan die zijn afgestemd op de specifieke behoeften en rollen van verschillende teams. Een one-size-fits-all benadering werkt vaak niet.
• Open communicatie: communiceer duidelijk over wat er gaat veranderen, waarom het verandert, en welke voordelen de medewerkers kunnen verwachten. Zorg ook voor een feedbackmechanisme waar medewerkers hun zorgen en vragen kunnen delen.
• Bied ondersteuningsbronnen: Zorg voor gemakkelijk toegankelijke bronnen zoals handleidingen, FAQ's en video-tutorials. Overweeg ook een interne helpdesk of chatbot voor directe ondersteuning.
• Meet en evalueer: gebruik analytics om het gebruik en de effectiviteit van de tools te meten. Waar lopen medewerkers tegenaan? Welke tools worden het meest/minst gebruikt? Deze inzichten kunnen helpen bij het verfijnen van de adoptiestrategie.
• Vier successen: benadruk en vier de positieve resultaten en mijlpalen van de adoptie. Dit kan collega's motiveren en het belang van de nieuwe tools onderstrepen.

Klaar voor de volgende stap?

Elke onderneming heeft unieke uitdagingen. Of je nu net begint met Microsoft Office 365 adoption of veilig thuiswerken wilt aanbieden, wij staan voor je klaar. 

‍

Met onze kennis van Microsoft-oplossingen en jarenlange ervaring, kunnen we je helpen:

• Identificeren van potentiële obstakels
• Op maat gemaakte oplossingen bieden
• Zorgen voor een naadloze integratie in je huidige systemen

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een gemiddelde Office 365 adoptie?

De duur kan variëren afhankelijk van de grootte van je organisatie en specifieke behoeften, maar gemiddeld duurt het enkele weken tot enkele maanden.

Is er ondersteuning beschikbaar na de adoptie?

Ja, wij bieden voortdurende ondersteuning en training om ervoor te zorgen dat je het maximale uit je Office 365 investering haalt.

Hoe zorg ik ervoor dat mijn team Office 365 omarmt?

Zorg voor regelmatige trainingen, duidelijke communicatie over de voordelen en moedig het gebruik van de tools aan door middel van incentives of beloningen.

Wat als ik al een andere tool gebruik en wil overstappen naar Office 365?

Wij kunnen je helpen met de migratie en zorgen voor een soepele overgang, waarbij gegevensverlies wordt geminimaliseerd.

‍